Interroger les données d'un cabinet d'assurance
Posez vos questions aux données de votre cabinet de courtage ou de votre agence d'assurance : contrats, échéances, sinistres, commissions.
Un cabinet de courtage ou une agence d'assurance a déjà presque tout ce qu'il faut pour piloter son activité : la liste des contrats et de leurs échéances, les sinistres ouverts, les bordereaux de commissions envoyés par les compagnies, les devis, les dossiers clients. Ce qui manque souvent, c'est la bonne question, posée à la bonne donnée, avec un contrôle derrière. Ce site montre comment faire, sujet par sujet.
Vous y trouverez, pour chaque sujet : les questions qu'on pose vraiment, les colonnes à préparer, la méthode classique (filtre, tableau croisé dynamique, formule, fusion de fichiers) et la façon de vérifier la réponse. Quand un texte encadre une date, nous le citons dans sa version lue, sans l'interpréter : votre contrat, vos conventions avec les compagnies et votre conseil restent la référence.
Quelles données, pour quelles questions
| Vos données | Exemple de question | Page |
|---|---|---|
| Portefeuille de contrats | « Quelle part de mes primes vient de mes trois premières compagnies ? » | Analyse du portefeuille |
| Dates d'échéance | « Quels contrats arrivent à échéance dans les 90 jours ? » | Échéancier des contrats |
| Avis d'échéance | « Quels avis sont partis moins de quinze jours avant la date limite de dénonciation ? » | Loi Chatel et avis d'échéance |
| Résiliations | « Combien de contrats habitation ont été résiliés ce trimestre, et pour quel motif ? » | Suivi des résiliations |
| Sinistres | « Quels dossiers sont ouverts depuis plus de 60 jours sans relance ? » | Suivi des sinistres |
| Bordereaux de commissions | « Quels contrats du portefeuille n'apparaissent sur aucun bordereau ce trimestre ? » | Rapprochement des bordereaux |
| Devis | « Combien de devis signés sur les devis émis, par branche ? » | Taux de transformation |
| Primes et encaissements | « Quels contrats sont en impayé, et depuis quand ? » | Primes impayées |
| Réseau de mandataires | « Lesquels de mes mandataires n'ont pas renouvelé leur inscription ? » | Renouvellement ORIAS |
Le registre de l'ORIAS (l'organisme qui tient le registre des intermédiaires) distingue notamment courtiers, agents généraux et mandataires : les questions changent un peu selon votre statut, pas la méthode.
Préparer les données avant de poser la question
La plupart des erreurs viennent de l'export, pas du calcul. Avant toute analyse :
- Une ligne par contrat, avec un numéro de police unique. Pas de lignes de total ni de lignes vides au milieu.
- Des en-têtes sur une seule ligne, sans cellules fusionnées : c'est ce que demande l'aide Microsoft pour un tableau croisé dynamique.
- Des dates au format date, pas du texte : sinon les calculs d'échéance sont faux.
- Une clé commune pour relier vos fichiers (numéro de police, numéro de client). Power Query sait fusionner deux fichiers sur une colonne commune, à condition que les colonnes aient le même type de données.
Le détail est sur la page tableau de suivi du portefeuille. Pour la partie tableur seule, voir aussi NL-Q Excel.
Vérifier une réponse
- Le total d'abord : le nombre de contrats et le montant des primes de votre réponse doivent retomber sur ceux de votre logiciel de gestion.
- Quelques lignes ouvertes à la main : prenez cinq contrats de la liste et vérifiez-les dans le dossier.
- La période : une prime annuelle, une prime émise sur l'exercice et une prime encaissée ne donnent pas le même chiffre.
- Les cas limites : avenants, remplacements de contrat, contrats suspendus. Décidez une fois comment vous les comptez et notez-le.
Ce que vous envoyez, et à qui
Vos dossiers contiennent des données personnelles, parfois sensibles. Avant d'envoyer un export à un outil en ligne, retirez les colonnes inutiles à la question (nom, adresse, détail médical) et vérifiez ce que l'éditeur fait des données. Si vous voulez poser vos questions à vos propres documents plutôt qu'à un tableur, ALMA, plateforme SaaS française éditée par IArche, crée des agents IA alimentés par vos documents.
Par où commencer
Si vous ne deviez ouvrir qu'une page : la liste des indicateurs de pilotage, qui renvoie vers la méthode de chacun.
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Guides
- Analyse de portefeuille d'un courtier : méthode
Découper un portefeuille d'assurance par branche, compagnie, client et ancienneté, repérer les concentrations, vérifier les totaux.
- Rapprocher les bordereaux de commissions d'un courtier
Rapprocher les bordereaux de commissions des compagnies avec votre portefeuille : format commun, fusion par police, écarts types et contrôles.
- Suivi des échéances des contrats d'assurance
Construire l'échéancier de votre portefeuille : prochaine échéance, date limite de dénonciation, questions de la semaine et contrôles, textes cités.
- Tableau de bord des sinistres d'un cabinet de courtage
Suivre les sinistres ouverts d'un cabinet de courtage : colonnes de dates, dossiers sans relance, ancienneté par compagnie, textes cités et contrôles.
- Tableau de suivi des résiliations d'assurance
Les colonnes d'un tableau de suivi des résiliations d'assurance, les listes de motifs, les questions à poser chaque mois et les contrôles à faire.
- Tableau Excel de suivi d'un portefeuille d'assurance
Les colonnes, formats et clés d'un tableau de suivi de portefeuille d'assurance, pour croiser contrats, sinistres et bordereaux sans erreur.
- Taux de transformation des devis d'assurance
Calculer le taux de transformation des devis d'assurance par branche et par apporteur, sans compter deux fois variantes et devis remplacés.
Questions
- Durée de conservation des dossiers clients en courtage
Les textes qui comptent pour fixer la durée de conservation d'un dossier client en courtage d'assurance, et comment en tirer une colonne de purge.
- Prime d'assurance impayée : suivre les délais
Les étapes de l'article L. 113-3 du Code des assurances traduites en colonnes de dates, pour suivre les primes impayées de votre portefeuille.
Listes
- Indicateurs de pilotage d'un cabinet de courtage
Dix indicateurs pour piloter un cabinet de courtage ou une agence d'assurance : la question, la donnée et le piège de calcul de chacun.
Fiches
- Loi Chatel : suivre les dates des avis d'échéance
Ce que dit l'article L. 113-15-1 du Code des assurances sur l'avis d'échéance, et les colonnes pour repérer les avis envoyés tard.
- Relevé de sinistralité : le mettre en tableau
Mettre le relevé de sinistralité d'un client entreprise en tableau, avec ce que prévoit le texte pour le relevé d'information automobile.
- Renouvellement ORIAS : dates et suivi des mandataires
Les dates du renouvellement annuel ORIAS d'après la FAQ de l'organisme, et le tableau pour suivre l'inscription de vos mandataires.
Définitions
- Ratio sinistres à primes (S/P) : définition et calcul
Le ratio sinistres à primes rapporte les sinistres aux primes d'une même période. Définitions publiées, choix à faire, calcul et vérification.
- Taux de multi-équipement des clients en assurance
Compter les contrats par client, isoler les clients mono-contrat et regrouper foyers et entreprises : la méthode pour mesurer le multi-équipement.
- Taux de rétention d'un portefeuille d'assurance
Calculer le taux de rétention d'un portefeuille d'assurance en contrats ou en primes, traiter remplacements et avenants, et vérifier le résultat.