Que faire d'un bordereau reçu en PDF ?

Le convertir en tableau avant tout rapprochement. Un outil d'IA peut proposer le tableau, mais chaque total doit être vérifié contre le PDF avant usage.

À quelle fréquence rapprocher ?

À chaque bordereau reçu, pour que les écarts restent faciles à expliquer. Un écart vieux de plusieurs trimestres est beaucoup plus long à éclaircir.

Rapprocher les bordereaux de commissions d'un courtier

Rapprocher un bordereau de commissions, c'est vérifier ligne par ligne que chaque contrat de votre portefeuille qui devait produire une commission sur la période figure sur le bordereau de la compagnie, avec le bon montant, et que le bordereau ne contient pas de ligne inconnue. La méthode tient en trois étapes : ramener tous les bordereaux à un même format, les fusionner avec le portefeuille par numéro de police, puis lister les écarts.

Étape 1 : un format commun

Chaque compagnie envoie son bordereau dans son propre format. Avant tout calcul, ramenez-les à un seul tableau :

Colonne commune	Exemple illustratif
Compagnie	Compagnie B
Période du bordereau	3e trimestre 2026
N° de police	AB-2026-00418
Assiette (prime de référence)	560,00 €
Taux appliqué	15 %
Commission	84,00 €
Type de ligne	commission / reprise / régularisation

Enregistrez chaque bordereau converti dans un même dossier. D'après l'aide Microsoft, Power Query peut alors combiner tous les fichiers d'un dossier en une seule table, à condition qu'ils aient le même schéma (mêmes en-têtes, mêmes types de données) et que le dossier ne contienne que les fichiers à combiner. L'ordre des colonnes, lui, n'a pas d'importance.

Étape 2 : fusionner avec le portefeuille

Dans le portefeuille, calculez pour chaque contrat la commission attendue sur la période, avec le taux de vos conventions. Puis reliez les deux tables par le numéro de police.

La fusion de requêtes de Power Query propose plusieurs types de jointure. Trois servent ici :

Jointure externe gauche (portefeuille en table primaire) : tous les contrats, avec la commission reçue en face quand elle existe.
Anti jointure gauche : les contrats du portefeuille absents du bordereau.
Anti jointure droite : les lignes du bordereau sans contrat correspondant dans votre portefeuille.

L'aide Microsoft rappelle que les colonnes de correspondance doivent avoir le même type de données, et affiche le nombre de lignes rapprochées : notez-le, c'est votre premier contrôle.

Sans Power Query, RECHERCHEX fait le même travail ligne à ligne ; l'argument si_non_trouvé affiche par exemple « absent du bordereau » au lieu d'une erreur.

Étape 3 : lister et classer les écarts

Écart	Exemple de question	Piste
Contrat absent du bordereau	« Quels contrats en cours n'apparaissent sur aucun bordereau du trimestre ? »	Contrat non rattaché à votre code chez la compagnie, ou prime non encaissée
Ligne inconnue	« Quelles lignes du bordereau n'ont pas de contrat chez nous ? »	Numéro de police mal saisi d'un côté, ou contrat transféré
Taux différent	« Quels contrats ont un taux appliqué différent du taux de nos conventions ? »	Convention mal reportée dans votre fichier, ou erreur de la compagnie
Assiette différente	« Où l'assiette du bordereau diffère-t-elle de la prime du portefeuille ? »	Avenant, prime hors taxes ou toutes taxes comprises
Reprise	« Quelles lignes négatives, et sur quels contrats ? »	À rapprocher de vos résiliations, selon ce que prévoient vos conventions
Doublon	« Quelles polices apparaissent deux fois pour la même période ? »	Régularisation ou erreur

Un total suffit pour le suivi : SOMME.SI.ENS additionne les commissions par compagnie et par période, la plage à additionner venant en premier selon l'aide Microsoft.

Exemple, à titre d'illustration

Compagnie	Attendu	Reçu	Écart	Lignes en écart
Compagnie A	14 300 €	14 300 €	0 €	0
Compagnie B	9 860 €	9 412 €	− 448 €	6
Compagnie C	5 120 €	5 205 €	+ 85 €	2

Ici, les six lignes de la compagnie B sont à expliquer avant d'en parler à la compagnie. Chiffres fictifs.

Vérifier avant de réclamer

Le total du bordereau converti égale le total imprimé sur le bordereau d'origine.
La période : un contrat à échéance en fin de trimestre peut apparaître au bordereau suivant.
Le taux attendu vient bien de la convention en vigueur à la date d'effet du contrat.
Chaque écart réclamé est accompagné de la ligne du portefeuille et de la ligne du bordereau.

Ces écarts nourrissent aussi l'analyse du portefeuille par compagnie.